Registre du personnel et documents obligatoires de l’employeur
Le livre de paie, sa version informatisée, les autres registres et les durées de conservation à respecter.
Mis à jour le 29 septembre 2026
Le livre de paie
- Tout employeur tient un livre de paie dans chaque établissement, conforme au modèle officiel (article 371).
- Il est conservé au moins 2 ans après la dernière inscription (article 373) et tenu à disposition de l’inspection du travail et de la CNSS (article 374).
- Le défaut de tenue ou de conservation expose à des amendes (article 375).
Les autres registres
| Registre | Qui est concerné |
|---|---|
| Registre des mises en demeure | Tout employeur |
| Registre de cautionnement | L’employeur qui demande un cautionnement au salarié |
| Registre d’hygiène et de sécurité | Entreprises d’au moins 50 salariés |
| Dossiers individuels des salariés | Tout employeur : identité, qualification, date d’embauche, salaire |
Durées de conservation conseillées
| Document | Durée |
|---|---|
| Livre de paie | 2 ans minimum (Code du travail), 10 ans conseillés |
| Doubles des bulletins de paie | 10 ans (contrôles fiscaux) |
| Déclarations CNSS et IR, État 9421 | 10 ans |
| Justificatifs d’indemnités exonérées | 10 ans |
Ce que montre le livre de paie
- Pour chaque salarié et chaque paie : la période, les jours ou heures payés et les éléments de salaire.
- Les retenues : CNSS, AMO, IR, avances et prêts.
- Le net versé et le mode de paiement.
- Les totaux du mois, qui doivent correspondre à la déclaration CNSS et à l’IR déclaré : voir le guide Damancom.
Le registre du personnel en pratique
Le terme « registre du personnel » désigne, dans la pratique, l’ensemble des informations que l’employeur tient à jour sur chaque salarié. Au Maroc, elles figurent dans le livre de paie et dans le dossier individuel de chaque salarié.
| Information | Où la trouver |
|---|---|
| Identité, CIN, numéro CNSS | Dossier individuel et bulletin |
| Date d’entrée, poste, catégorie | Contrat et dossier individuel |
| Salaire, primes, retenues du mois | Livre de paie et bulletin |
| Congés pris et solde | Suivi des congés |
| Heures travaillées et supplémentaires | Relevés de pointage |
| Sanctions et avertissements | Dossier individuel |
| Date et motif de sortie | Dossier individuel et déclaration CNSS |
Passer au livre de paie informatisé
- 1
Préparer
Imprimer depuis le logiciel un exemple de livre de paie complet pour un mois.
- 2
Demander
Adresser la demande d’accord à la délégation régionale de l’emploi, avec l’exemple.
- 3
Appliquer
Après accord, produire le livre chaque mois depuis les bulletins clôturés.
- 4
Archiver
Conserver chaque mois en PDF, avec les bulletins et les déclarations.
Archiver en numérique sans risque
- Clôturer la paie du mois avant de produire le livre de paie : un document produit avant la clôture peut changer.
- Enregistrer chaque mois le livre, les bulletins et les déclarations dans un même dossier daté.
- Garder une copie hors de l’ordinateur principal (serveur, stockage en ligne sécurisé).
- Limiter l’accès aux personnes chargées de la paie et des RH.
- Vérifier une fois par an que les fichiers anciens s’ouvrent toujours.
Le registre des mises en demeure reste sur le site : il reçoit les mises en demeure de l’inspection du travail, avec les observations reçues. Pour les autres documents, l’archivage numérique est plus sûr qu’un classeur, à condition d’être régulier.
Voir aussi la préparation d’un contrôle de l’inspection du travail.
Garder des registres à jour
Un registre à jour se construit mois après mois, pas la veille d’un contrôle. Le plus simple est de produire le livre de paie depuis les bulletins clôturés, sans ressaisie, et d’archiver chaque mois.
FAQ – Registre du personnel et documents obligatoires de l’employeur
Le livre de paie est-il obligatoire au Maroc ?
Oui, dans chaque établissement, conforme au modèle officiel (article 371 du Code du travail).
Peut-on tenir le livre de paie sur un logiciel ?
Oui, après accord de l’inspection du travail (article 372).
Combien de temps garder le livre de paie ?
Au moins 2 ans selon le Code du travail ; 10 ans sont conseillés pour les contrôles fiscaux et sociaux.
Qui peut consulter les registres ?
L’inspection du travail et la CNSS, qui peuvent les demander lors d’un contrôle.
Le livre de paie doit-il être relié ou paraphé ?
Le livre papier suit le modèle officiel ; un livre informatisé nécessite l’accord de l’inspection du travail.
Qui tient le livre de paie quand la paie est externalisée ?
L’employeur reste responsable : le prestataire le produit, mais il doit être disponible dans l’établissement.
Peut-on conserver les bulletins en PDF ?
Oui, un archivage électronique fiable et consultable convient ; conservez-les au moins 10 ans pour les contrôles fiscaux.
Que faire si le livre de paie est perdu ?
Le reconstituer à partir des bulletins et des déclarations, et garder la trace de la perte. Un livre produit par un logiciel se régénère depuis les bulletins clôturés.
Le registre du personnel est-il obligatoire au Maroc ?
Le Code du travail impose surtout le livre de paie et des dossiers à jour sur chaque salarié ; ensemble, ils jouent le rôle d’un registre du personnel.
Que doit contenir le dossier d’un salarié ?
Son identité, son numéro CNSS, son contrat, sa date d’entrée, son poste, son salaire, ses congés, ses éventuelles sanctions et sa date de sortie.
Peut-on archiver les bulletins uniquement sur ordinateur ?
Oui, à condition de garder une copie de sauvegarde, de limiter l’accès et de vérifier que les fichiers restent lisibles.
Quand produire le livre de paie du mois ?
Après la clôture de la paie, pour qu’il ne change plus.
Le livre de paie doit-il être tenu par établissement ?
Oui, chaque établissement tient son livre de paie, même si la paie est centralisée au siège.
Que risque un employeur sans livre de paie ?
Des amendes prévues par le Code du travail, et une difficulté à prouver les salaires versés en cas de contrôle ou de litige.
Les registres peuvent-ils être demandés par la CNSS ?
Oui, le livre de paie est tenu à la disposition de l’inspection du travail et des agents de contrôle de la CNSS.
Sources : Code du travail (loi 65-99) et ses décrets d’application. Ce guide présente les règles générales et ne remplace pas un conseil juridique.
Des dossiers salariés complets, prêts pour un contrôle
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