Sécurité des données RH : rôles, droits d’accès et journal
Qui peut voir les salaires ? Qui peut corriger un pointage ou lancer la paie ? Dans Easy-Pointages, chaque utilisateur n’ouvre que les modules autorisés par son rôle, les numéros sensibles sont masqués et les actions importantes sont inscrites au journal.
- Rôles réglés module par module
- Salaire, RIB et CIN masqués sans le droit
- Journal : qui a fait quoi, et quand
Pourquoi régler les accès dans un logiciel RH ?
Un logiciel de pointage et de paie contient les informations les plus sensibles de l’entreprise : salaires, RIB, numéros de CIN et de CNSS, absences, sanctions. Tout le monde n’a pas besoin de tout voir. Un chef de site doit valider les pointages de son équipe sans connaître les salaires ; un responsable paie doit préparer les bulletins sans toucher aux pointeuses ; un cabinet ou un auditeur doit pouvoir vérifier le paramétrage sans le modifier.
La loi 09-08 demande à l’entreprise de protéger les données personnelles de ses salariés. Limiter chaque accès aux personnes qui en ont réellement besoin est la première mesure, et la plus efficace. Easy-Pointages vous donne pour cela trois outils : les rôles, le masquage des numéros sensibles et le journal des actions.
Des rôles réglés module par module
Deux rôles sont fournis dès l’installation : Administrateur et Gestionnaire RH. Vous créez ensuite autant de rôles que votre organisation en demande : chef de site, responsable paie, assistante RH, direction. Pour chaque rôle, vous cochez les modules accessibles : pointages, absences, congés, plannings, primes, avances et prêts, paie, livre de paie, pointeuses, rapports.
| Rôle | Pointage, absences, congés | Paie et livre de paie | Interfaces de paie et règles sensibles |
|---|---|---|---|
| Administrateur | Oui | Oui | Oui |
| Gestionnaire RH (fourni) | Oui | Oui | Non : réservé à l’administrateur |
| Rôle sur mesure | Au choix, module par module | Au choix | Au choix |
Les règles sensibles sont celles qui décident si une prime ou une indemnité entre dans l’assiette CNSS et IR, et le barème des sanctions : une erreur à cet endroit change directement les bulletins.
Le menu de chaque utilisateur n’affiche que les modules de son rôle. Le contrôle ne s’arrête pas à l’écran : le serveur vérifie le droit à chaque demande, et refuse l’accès à un module non autorisé même si l’utilisateur en connaît l’adresse.
Consulter ou modifier : deux droits différents
Pour le paramétrage de la paie, le logiciel sépare le droit de consulter et le droit de modifier. Cela concerne les rubriques de paie, les barèmes, les paramètres de calcul, le modèle de bulletin et les correspondances de rubriques. Un contrôleur de gestion, un auditeur ou votre cabinet comptable peut ainsi relire tout le paramétrage sans risquer de le changer par erreur.
- Consulter : voir les rubriques, les taux et les barèmes appliqués.
- Modifier : créer ou changer une rubrique, un barème ou le modèle de bulletin.
- Les deux droits se donnent séparément, utilisateur par utilisateur.
Salaire, RIB, CIN : des numéros masqués
Dans la fiche du salarié, six informations ont chacune leur propre droit « voir » : la pièce d’identité (CIN), les numéros CNSS et AMO, l’identifiant fiscal, le RIB, le permis de conduire et le salaire.
- Sans le droit, l’utilisateur voit une série d’étoiles à la place de la valeur.
- Il peut quand même mettre à jour le reste de la fiche : s’il ne touche pas au champ masqué, l’ancienne valeur est conservée.
- Ces numéros sont enregistrés chiffrés dans la base de données : même une copie de la base ne les montre pas en clair.
Le journal des actions : qui a fait quoi, et quand
Les actions importantes sont inscrites au journal, avec l’utilisateur, la date et le détail du changement : pointage ajouté ou corrigé à la main, congé ou absence validé, bulletin de paie modifié, prime, avance ou prêt saisi, pointeuse ajoutée, utilisateur créé ou modifié.
Le journal se filtre par utilisateur, par module, par période et par type d’action. En cas de désaccord sur une heure supplémentaire ou sur une paie, vous retrouvez en quelques secondes qui a fait le changement, et quand. Pour les validations elles-mêmes, voyez aussi le circuit de validation RH.
Une connexion protégée
- Double authentification : chaque utilisateur peut l’activer. Après le mot de passe, il saisit un code temporaire affiché par une application d’authentification sur son téléphone.
- Départ d’un collaborateur : l’administrateur désactive son compte, qui ne peut plus se connecter. Ses actions passées restent au journal.
- Interfaces de paie : les envois vers Sage, SAP ou Odoo utilisent des identifiants de serveur et des clés de connexion. Leur réglage est réservé à l’administrateur.
Pour voir comment les heures validées partent vers votre logiciel de paie, consultez la page des interfaces Sage, SAP et Odoo.
FAQ – Sécurité des données RH : rôles, droits d’accès et journal
Un chef d’équipe peut-il valider les pointages sans voir les salaires ?
Oui. Donnez-lui un rôle avec les modules pointage, absences, congés et planning, sans le droit « voir le salaire ». Le salaire s’affiche alors masqué dans les fiches de ses salariés.
Peut-on donner un accès en lecture seule au paramétrage de la paie ?
Oui. Les rubriques, barèmes, paramètres et le modèle de bulletin ont un droit « consulter » séparé du droit « modifier ». Un auditeur ou un cabinet peut tout relire sans rien changer.
Que se passe-t-il quand un utilisateur quitte l’entreprise ?
L’administrateur désactive son compte : la connexion est refusée immédiatement. L’historique de ses actions reste dans le journal.
Ces réglages suffisent-ils pour la loi 09-08 ?
Ils y contribuent : la loi demande des mesures de sécurité adaptées, et limiter les accès en fait partie. L’entreprise reste responsable de ses démarches auprès de la CNDP, en particulier pour le pointage biométrique.
Voyez les rôles sur vos propres cas
En démonstration, nous créons devant vous un rôle « chef de site » et un rôle « paie », et nous vous montrons ce que chacun voit.
