GLB
Caisse globale
Date et montant de chaque alimentation, sans receveur nommé.
RH · Dépenses
Caisse employé : les avances de fonds suivies au dirham près
Caisse globale, caisse remise à un salarié, dépenses justifiées : le circuit de l’argent liquide, du coffre au ticket.
- Caisse globale de la société.
- Avance en espèces à un salarié.
- Solde disponible et dépenses rattachées.
Le constat
L’argent remis sur un chantier
- Un chef de chantier reçoit de l’argent pour les achats du jour, sans reçu.
- On ne sait plus ce qui a été dépensé et ce qui reste.
- Les écarts se découvrent à l’inventaire de la caisse.
Le circuit
Caisse globale → caisse employé → dépenses
- 1
Caisse globale
Les fonds de la société mis de côté pour les dépenses courantes.
- 2
Caisse employé
Une avance en espèces remise à un salarié (le receveur) avant ses dépenses.
- 3
Dépenses
Le salarié justifie ses dépenses par des notes de frais.
- 4
Solde
Le solde disponible et les montants non justifiés restent visibles.
Pourquoi
L’argent liquide, premier angle mort des PME
Chefs de chantier, commerciaux, responsables de site : beaucoup de salariés reçoivent de l’argent liquide pour les achats du quotidien. Sans suivi, on ne sait plus qui détient combien, quelles dépenses ont été justifiées, et ce qui reste à rendre. En fin d’année, la différence se retrouve en écart de caisse inexpliqué.
La caisse employé répond à une question simple : pour chaque personne à qui l’entreprise a confié de l’argent, combien a été remis, combien a été justifié par des notes de frais validées, et combien reste disponible.
Exemple
Une caisse de chantier sur un mois
Le chef d’un chantier reçoit 5 000 DH en début de mois. Il achète du petit matériel, paie des repas d’équipe et un transport, et justifie 3 200 DH par des notes de frais validées. Sa caisse affiche un solde disponible de 1 800 DH : c’est ce qu’il détient encore, et ce qu’on lui demandera de justifier ou de rendre.
| Mouvement | Montant | Solde |
|---|---|---|
| Caisse remise au receveur | 5 000 DH | 5 000 DH |
| Notes de frais validées | − 3 200 DH | 1 800 DH |
Bonnes pratiques
Tenir une caisse propre
- Nommer un receveur par caisse remise : l’argent confié a toujours un responsable.
- Limiter les droits : seuls les utilisateurs autorisés alimentent ou remettent une caisse.
- Justifier chaque semaine plutôt qu’en fin de mois, quand les tickets sont perdus.
- Ne pas utiliser la caisse pour avancer du salaire : c’est le rôle des avances sur salaire, reprises sur la paie.
- Rapprocher la caisse globale avec le coffre réel à intervalle fixe.
Pour les chantiers et les équipes itinérantes, la caisse se combine avec le pointage sur chantier : les mêmes salariés, les mêmes sites, un seul logiciel.
Fonctionnalités
Ce que fait Easy-Pointages
EMP
Caisse employé
Receveur, date et montant ; une fois validée, elle alimente son solde disponible.
SOL
Solde par salarié
Ce qui a été remis, dépensé et ce qui reste.
DRT
Droits
Seuls les utilisateurs autorisés gèrent les caisses.
Pour une avance sur salaire, qui se récupère sur la paie, utilisez plutôt le module des avances sur salaire.
Questions fréquentes
FAQ – Caisse employé : les avances de fonds suivies au dirham près
Quelle différence entre caisse employé et avance sur salaire ?
La caisse employé est de l’argent de la société confié pour des dépenses professionnelles ; l’avance sur salaire est une partie du salaire versée plus tôt.
Comment le salarié justifie-t-il l’argent reçu ?
Par des notes de frais rattachées à sa caisse, validées par ses responsables.
Qui peut gérer les caisses ?
Les utilisateurs qui ont le droit de gestion des caisses dans les rôles et permissions.
Peut-on voir ce qu’un salarié doit encore justifier ?
Oui, le solde de sa caisse montre ce qui lui a été remis et ce qui reste à justifier par des dépenses.
La caisse employé passe-t-elle par la paie ?
Non, c’est de l’argent de la société confié pour des dépenses ; seuls les remboursements de frais peuvent être versés avec le salaire.
La caisse employé apparaît-elle sur le bulletin ?
Non : c’est de l’argent de l’entreprise confié pour des dépenses, pas une partie du salaire. Seul un remboursement de frais choisi par la paie apparaît sur le bulletin, hors salaire imposable.
Peut-on avoir plusieurs caisses ?
Oui : une caisse globale pour les fonds de la société, et des caisses remises à différents salariés, chacune avec son solde.
Voyez ce module sur vos propres données
Nous vous montrons le module avec vos sites, vos horaires et vos règles de paie, en démonstration.
Pour aller plus loin
