BRO
Brouillon
Le dépensier crée sa note : type, date et une ou plusieurs lignes. Seul un brouillon reste modifiable.
RH · Dépenses
Notes de frais : saisie, validation et remboursement
Le salarié saisit sa dépense, ses responsables la valident, et le remboursement passe par la caisse ou la paie.
- Saisie depuis l’espace employé.
- Validateurs trouvés automatiquement.
- Plafonds par fonction et par type de dépense.
Le constat
Des tickets dans une enveloppe
- Les justificatifs se perdent entre le chantier et le bureau.
- Personne ne sait qui doit valider, ni combien est autorisé.
- Le remboursement arrive des semaines plus tard, sans trace.
Fonctionnalités
Ce que fait Easy-Pointages
SOU
Soumission
Les validateurs sont trouvés automatiquement selon le site, le département ou le groupe du salarié.
VAL
Acceptation ou refus
Chaque validateur accepte ou refuse, avec un motif en cas de refus.
BAR
Barèmes
Un plafond par fonction et par type de dépense contrôle ou préremplit le montant.
EMP
Espace employé
Le salarié suit ses notes et leur statut depuis son espace.
REM
Remboursement
Remboursé depuis la caisse employé, ou ajouté au bulletin hors salaire imposable.
En pratique
Ce qu’une note de frais doit contenir
- La nature de la dépense : repas, transport, hébergement, carburant, petit matériel.
- La date et le lieu, en lien avec une mission ou une activité de l’entreprise.
- Le montant exact, ligne par ligne, avec le justificatif (ticket, facture).
- Le motif professionnel : client visité, chantier, formation.
Une dépense sans justificatif ou sans motif professionnel pose problème : elle peut être requalifiée en avantage, soumis aux cotisations et à l’impôt. C’est pourquoi la validation par les responsables et le plafond par type de dépense comptent autant que le remboursement lui-même.
Exemple
Du ticket au remboursement
Un technicien se déplace chez un client : repas 120 DH, taxi 60 DH, parking 45 DH. Il crée une note de 225 DH avec trois lignes depuis son espace. Les responsables de son site la reçoivent automatiquement, la valident, et le remboursement passe soit par sa caisse, soit sur le bulletin, en plus du net, sans entrer dans le salaire imposable.
| Étape | Qui | Ce que fait Easy-Pointages |
|---|---|---|
| Saisie | Le salarié | Note en brouillon, modifiable jusqu’à l’envoi |
| Validation | Ses responsables | Trouvés selon le site, le département ou le groupe ; refus avec motif |
| Contrôle | Le barème | Plafond par fonction et par type de dépense |
| Paiement | Caisse ou paie | Hors salaire imposable sur le bulletin |
Frais ou indemnité ?
Ne pas confondre remboursement de frais et prime
Un remboursement de frais réels, justifiés, compense une dépense : il n’enrichit pas le salarié. Une indemnité forfaitaire (panier, transport) est versée sans justificatif de chaque dépense ; elle suit ses propres règles d’exonération, dans des limites fixées par la loi. Les deux se traitent différemment sur le bulletin : voir les primes et indemnités et les variables de paie.
Bon à savoir
Remboursement et fiscalité
Un remboursement de frais réellement engagés, justifié, n’est pas un salaire : il n’est pas soumis aux cotisations ni à l’IR. Sur le bulletin, Easy-Pointages le verse en plus du net, sans le mêler au salaire imposable. Les indemnités forfaitaires suivent d’autres règles : voir les primes et indemnités.
Questions fréquentes
FAQ – Notes de frais : saisie, validation et remboursement
Qui valide une note de frais ?
Les responsables du site, du département ou du groupe du salarié, trouvés automatiquement à la soumission.
Peut-on plafonner les dépenses ?
Oui, avec un barème par fonction et par type de dépense.
Le salarié peut-il saisir sa note lui-même ?
Oui, depuis son espace employé, puis suivre son statut.
Un remboursement de frais est-il imposable ?
Non s’il correspond à des frais réels justifiés ; il est versé en plus du net, hors salaire imposable.
Faut-il garder les tickets papier ?
Oui, le justificatif reste la base du remboursement ; la note de frais dans le logiciel en garde la trace et le statut.
Peut-on refuser une note de frais ?
Oui, chaque validateur peut refuser en indiquant un motif ; le salarié le voit dans son espace.
Voyez ce module sur vos propres données
Nous vous montrons le module avec vos sites, vos horaires et vos règles de paie, en démonstration.
Pour aller plus loin
